사회초년생을 위한 비즈니스 메일 작성 방법

회사에서 커뮤니케이션하기 위해 사용하는 수단 중 가장 사용 빈도가 높은 것 중 하나가 바로 이메일입니다. 이메일은 사내에서 보고나 프로젝트 진행을 위해 사용하는 것은 물론, 비즈니스 고객과의 커뮤니케이션에서도 많이 사용됩니다. 이메일을 주로 사용하는 이유는 메신저와 같은 커뮤니케이션 수단보다 격식있게 대화할 수 있고, 정확한 정보를 전달할 수 있기 때문입니다. 따라서 업무 이메일을 보낼 때는 기본적인 양식을 갖추어 작성하는 것이 중요합니다. 회사생활이 처음인 사회 초년생을 위해 어디에서나 활용가능한 비즈니스 메일 작성 방법을 알려드리겠습니다.

 

▲ 신입사원들에게 가장 어려운 것 중 하나가 이메일 작성입니다.

 

1. 수신과 참조의 차이는 무엇일까?

 

▲ 수신자는 받는 사람, 참조는 업무를 공유할 사람이라고 생각하면 쉽습니다.

 

1) 수신
수신자는 이메일을 받는 사람입니다. 수신에는 여러 개의 주소를 적을 수 있지만, 답장의 책임소재가 불분명해지기 때문에 너무 많은 사람을 추가하지 않도록 해야 합니다. 또한 수신인의 이메일주소를 적을 때 이메일주소에 오탈자는 없는지, 꼼꼼하게 확인해야 합니다.

2) 참조
이메일 내용에 답장을 해야 하지 않지만, 내용을 공유할 필요가 있는 관계자들이 있습니다. 이런 사람들은 참조에 포함됩니다. 특히 내가 하는 업무를 파악하고 있어야 하는 상사나 관리자의 경우, 중요한 업무 이메일을 주고 받을 때 포함하는 것이 좋습니다.

3) 숨은 참조
숨은 참조는 참조와 비슷하지만 수신자에게 참조자를 숨기고 싶을 때 사용합니다. 일반적으로 거래처 등 외부에 보내는 이메일에 상사를 참조하고 싶을 때 숨은 참조 기능을 사용합니다.

 

2. 메일 제목은 목적이 분명하게!

 

▲ 메일의 내용을 대표하는 것이 메일 제목입니다.

이메일의 제목은 목적이 명확하게 드러나도록 작성해야 합니다. 업무를 하다 보면 많게는 수십 통의 이메일을 받게 되는데, 제목이 모호한 경우 수신자가 이메일을 열어보지 않고 지나칠 수 있습니다. 또한 이메일의 제목에는 자신의 소속을 간단하게 밝히는 것이 좋습니다. 사내용 이메일이면 소속된 팀명을, 사외용 이메일이면 회사명을 적는 것이 좋습니다.

3. 메일의 내용은 가독성 있게!

 

비즈니스 이메일은 간결하게 작성하여 가독성을 높이되 격식을 갖추는 것이 좋습니다. 비즈니스 이메일은 다음과 같은 형식을 따릅니다.

 

▲ 메일의 첫 문장은 대부분 자기소개로 시작합니다.

1) 첫 문장
메일의 첫 문장은 수신인을 향한 인사와 함께 발신자의 소속과 이름을 밝히는 것이 기본적인 비즈니스 이메일 매너입니다. 수신자가 정해져 있을 경우 상대의 이름과 직위를 함께 언급하는 것이 좋습니다.

 

▲ 긴 내용보다는 간략히 읽을 수 있도록 하는 것도 좋은 방법입니다.

2) 본문
이메일의 본문에는 메일을 보내게 된 이유와 목적을 간단하게 요약합니다. 이어 상세한 내용을 알아보기 쉽게 정리하여 전달합니다. 이 때 첨부파일이 있는 경우 이를 쉽게 파악할 수 있도록 알려주는 것이 좋습니다.

 

▲ 메일 하단에 서명을 넣어 통화가 필요한 경우 다시 한번 묻는 수고를 덜 수 있습니다.

3) 마무리
이메일을 마무리할 때는 가벼운 인사를 적는 것이 좋습니다. 또한 수신자가 편하게 연락할 수 있도록 이메일 하단에 연락처가 적힌 서명을 넣는 것이 비즈니스 메일 매너 중 하나입니다. 메일 작성을 마쳤다면, 오타가 없는지, 첨부파일이 제대로 첨부되었는지 확인한 뒤 이메일을 발송합니다.
전화나 문자 메세지, 모바일 메시지도 많이 사용되지만, 비즈니스에서는 이메일이 큰 역할을 합니다. 쉽게 생각 할 수 있지만 때로는 나와 비즈니스의 얼굴 역할을 하는 이메일! 위에서 말씀드린 내용만으로도 여러분의 첫인상을 더욱 좋게 할 수 있을 것 같습니다.